Enterprise Content Management

Αυτοματοποιήστε τις διαδικασίες σας και κάντε τα δεδομένα σας πραγματικό πλεονέκτημα, με συνεργάτη την Intersys

Γνωρίζατε ότι οι καθημερινές και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες στην εταιρεία σας απορροφούν πολύτιμους πόρους και σας κοστίζουν σημαντικά ποσά κάθε μήνα;

Σίγουρα ναι αλλά πόσο? Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων και επιχειρησιακού περιεχομένου περιλαμβάνει τη δημιουργία, τεκμηρίωση, παρακολούθηση και βελτίωση των επιμέρους σταδίων μιας συγκεκριμένης εργασίας, καθώς και όλων των συνδεδεμένων εγγράφων και πληροφοριών, με τη χρήση software και μειωμένη ανάγκη χειρωνακτικής εργασίας. Είναι το εργαλείο για να κάνετε τις τυποποιημένες σας εργασίες ταχύτερα, ευκολότερα και με συνέπεια. Θα σας εκπλήξει η ταχύτητα απόσβεσης μιας τέτοιας επένδυσης, ενώ η ικανοποίηση των εργαζομένων σας θα απογειωθεί.

Τι είναι το Enterprise Content Management;

Το Enterprise Content Management ή αλλιώς Document Management System είναι η ηλεκτρονική διαχείριση, οργάνωση και αυτοματοποίηση εγγράφων, πληροφοριών και διαδικασιών στην επιχείρησή σας.

Κάθε είδους έγγραφο και πληροφορία αποθηκεύεται και οργανώνεται ηλεκτρονικά, προσφέροντας στους χρήστες:

-Εύκολη αναζήτηση και γρήγορη εύρεση αυτού που χρειάζονται,
-Απομακρυσμένη πρόσβαση σε κάθε έγγραφο,
-Αυτοματοποίηση ροών και διαδικασιών όπως ενημέρωση άλλων λογισμικών ή ανάθεση εργασιών σε χρήστες,
-Συστηματοποίηση εγκρίσεων βάσει των δικών σας κανόνων,
-Αυτόματες υπενθυμίσεις ώστε να μην χάνεται τίποτα,
-Ασφαλής αποθήκευση δεδομένων και εγγράφων με ελεγχόμενη πρόσβαση,
-Δημιουργία αναλύσεων και αναφορών προσαρμοσμένες στις ανάγκες σας.

Το κέρδος από τη χρήση ενός Document Management System

ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ

Αναπληρώστε το χαμένο χρόνο από άσκοπες αναζητήσεις πληροφορίας και εγγράφων, εξαιτίας ενός μη οργανωμένου και αδόμητου συστήματος αρχειοθέτησης.

ΑΠΟΚΡΙΣΗ

Ανταποκριθείτε στις απαιτήσεις των πελατών σας ταχύτερα και με επαγγελματισμό.

ΟΡΑΤΟΤΗΤΑ

Αποκτήστε ξεκάθαρη εικόνα των επιχειρησιακών σας στόχων και παρακολουθήστε την εξέλιξή τους.

ΑΣΦΑΛΕΙΑ

Διατηρήστε τις εμπιστευτικές εταιρικές σας πληροφορίες και έγγραφα με απόλυτη ασφάλεια και μακριά από αδιάκριτα βλέμματα.

ΕΥΕΛΙΞΙΑ

Αποκτήστε πρόσβαση στα δεδομένα σας από οπουδήποτε, και οποτεδήποτε. Αναβαθμιστείτε και επεκταθείτε με ευελιξία.

Χρησιμοποιώντας ένα Document Management System για τα έγγραφα και τις διαδικασίες σας:

Διατηρείτε την επιχείρησή σας ευέλικτη τόσο σε επίπεδο τοπικών υποδομών, όσο και στο cloud. Επιπλέον, αποκτάτε ένα ευφυές και απλό στη χρήση σύστημα διαχείρισης επιχειρησιακού περιεχομένου, ενώ έχετε πάντα τη δυνατότητα περαιτέρω ανάπτυξης προσθέτοντας επιπλέον λειτουργίες και εντάσσοντάς τες αρμονικά στις υπάρχουσες υποδομές.

ΕΛΕΓΧΟΣ

Με καθορισμένους ελέγχους πρόσβασης και δικαιώματα, εξασφαλίζετε ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στα αρχεία που εσείς ορίζετε.

ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ

Μέτρα κατά της παραβίασης. Το σύστημα επαληθεύει τη γνησιότητα των εγγράφων κάθε φορά που ανακτώνται.

ΣΥΝΕΧΕΙΑ

Αποκατάσταση καταστροφών – Ο αυτόματος χώρος αποθήκευσης αντιγράφων ασφαλείας εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα σας μπορούν να ανακτηθούν σε περίπτωση αποτυχίας της μονάδας δίσκου.

Αξιοποιήστε τα έγγραφα και τα αρχεία σας ως στρατηγικό asset

Ενημερώστε, ανανεώστε και διαχειριστείτε τις πληροφορίες αποτελεσματικά σε όλους τους τομείς της επιχείρησής σας

  • Συνεργασία – Εργασία ταυτόχρονα σε έγγραφα με εσωτερικό ή εξωτερικό προσωπικό. Παρακολουθήστε εύκολα τις αλλαγές, αναθέστε εργασίες και επεξεργαστείτε πληροφορίες με ροές εργασίας.

  • Ενσωμάτωση - Απρόσκοπτη ενσωμάτωση με οποιοδήποτε λογισμικό τρίτων, αξιοποιώντας εγγενείς ενσωματώσεις.

  • Συμμόρφωση – Συμμορφωθείτε με τις απαιτήσεις σχετικά με την εμπιστευτικότητα και τη διατήρηση εγγράφων. Η λύση Enterprise Content Management του είναι πλήρως πιστοποιημένη, για να σας διατηρεί πάντα σύμφωνους με τους κανονισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης - EU Data Protection Regulation (EU GDPR).

Αυτοματοποιήστε και απλοποιήστε τις βασικές επιχειρησιακές σας διαδικασίες

Αποκτήστε μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, ορατότητα και συνέπεια. Το Enterprise Content Management αυτοματοποιεί τις βασικές επιχειρησιακές σας διαδικασίες χάρη στον ισχυρό τους μηχανισμό για επίτευξη και διατήρηση ομαλού workflow. Πολλαπλά άτομα μπορούν να συνεργάζονται πάνω σε μια διαδικασία, καθώς το σύστημα αυτοματοποιεί πολλαπλές εργασίες ρουτίνας στο παρασκήνιο. Δε θα χάσετε ποτέ πια μια προθεσμία ολοκλήρωσης έργου! Αυτοματοποιήστε τη ροή των πληροφοριών που εισέρχονται στην επιχείρησή σας!

Παραδείγματα διαδικασιών εφαρμογής του Enterprise Content Management

ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ

Απλοποιήστε τις διαδικασίες πρόσληψης, ανάθεσης έργων, διαχειριστείτε τις άδειες του προσωπικού σας, διατηρήστε τους φακέλους των εργαζομένων σας πάντα ασφαλείς, εμπιστευτικούς και πάντα προσβάσιμους από τη διεύθυνση.

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ

Βελτιστοποιήστε τις διαδικασίες σας όσον αφορά τη διαχείριση των τιμολογίων και κάθε παραστατικού που έχει να κάνει με παραγγελίες, προμήθειες, πληρωμές. Διατηρήστε πλήρη εικόνα για το ποιος και πότε ενέκρινε εντολές πληρωμών, τιμολόγια, οργανώστε το μισθολόγιό σας, και εντάξτε το σύστημα με μια ήδη υπάρχουσα υποδομή ERP.

ΚΑΤΑΣΚΕΥΕΣ

Αποθηκεύστε με ασφάλεια τα έγγραφα πιστοποίησης υλικών, τα έγγραφα κατάρτισης και εκπαίδευσης προσωπικού, αυτοματοποιήστε την καταχώρηση της εγγύησης των προϊόντων. εξασφαλίστε ότι όλες οι πληροφορίες για την υγεία και την ασφάλεια είναι εύκολα προσβάσιμες.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΜΒΟΛΑΙΩΝ

Αυτοματοποιήστε τις ειδοποιήσεις όταν πλησιάζετε στη λήξη προθεσμιών, διασφαλίστε ότι τα σωστά συμβόλαια φέρουν τις κατάλληλες υπογραφές, αυτοματοποιήστε τη διαχείριση ψηφιακών υπογραφών στα συμβόλαιά σας.

ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ

Οργανώστε συνολικά τα έγγραφα σχετικά με τους πελάτες σας σε ομαδικά ψηφιακά ντοσιέ, διασφαλίστε την εύκολη πρόσβαση στην πλέον πρόσφατη και έγκυρη πληροφορία, είστε πάντα σε θέση να δίνετε στον πελάτη ακριβή εικόνα για την κατάσταση των παραγγελιών τους.

LOGISTICS

Ψηφιοποίηση της έγκρισης τιμολογίων, πιστωτικών τραπεζογραμματίων και πληρωμών μεταφορέων, εξορθολογισμός της τιμολόγησης των πελατών και της τεκμηρίωσης μεταφοράς, διατήρηση πλήρους διαδρομής ελέγχου σε όλες τις ενέργειες εγγράφων.

TOP