×
COVID-19 response

Οι δράσεις μας για τον COVID-19

H Intersys δραστηριοποιήθηκε άμεσα με την έναρξη της πανδημίας στην Ελλάδα φροντίζοντας την ασφάλεια των εργαζομένων και των πελατών της. Στις ενέργειες αντιμετώπισης της πανδημίας ανήκουν και μια σειρά ενεργειών επικοινωνίας. Παρακάτω σημειώνονται μερικές από αυτές.

Ολοκληρωμένη λύση MPDS για την TUI Hellas με τη λύση Therefore™

Η TUI Hellas είναι η Ελληνική θυγατρική εταιρία του διεθνούς Ομίλου TUI. Απασχολεί σε high season, πάνω από 1.700 εργαζόμενους σε όλη την Ελλάδα.

Η εταιρεία δραστηριοποιείται στο χώρο των τουριστικών ταξιδιών με πελατολόγιο 27 εκατομμυρίων σε όλον τον κόσμο. Συνεργάζεται με πάνω από 380 ξενοδοχεία και 17 κρουαζιερόπλοια, με 6 αεροπορικές εταιρείες με συνολικό στόλο άνω των 150 αεροσκαφών, ενώ για την εξυπηρέτηση των πελατών της διατηρεί παγκοσμίως 1.600 ταξιδιωτικά γραφεία και κορυφαία ηλεκτρονικά Β2Β & B2C portals.

Η TUI Hellas επέλεξε την Intersys για την ανανέωση του εκτυπωτικού της εξοπλισμού και την υλοποίηση έργου Managed Print & Document Services (MPDS) στα καταστήματά της σε όλη την Ελλάδα.

Η ανανέωση της υπάρχουσας λύσης MPS με μια αντίστοιχη state-of-the-art λύση αφενός υποστηρίζει τον ψηφιακό μετασχηματισμό του ομίλου της TUI που συντελείται τα τελευταία χρόνια, αφετέρου προσφέρει τις δυνατότητες που επιζητούσε η εταιρεία στα πλαίσια του στρατηγικού της σχεδιασμού, με την ολοένα αυξανόμενη ανάγκη για reporting, έλεγχο του κόστους καθώς και επιπρόσθετων λειτουργιών (π.χ. mobile printing).

Τέλος, η δυνατότητα διασύνδεσης της λύσης MPS της Intersys με νέα εργαλεία όπως το Document & Workflow Management λογισμικό, Therefore™, προσδίδει στην εταιρεία την περαιτέρω αυτοματοποίηση των επιχειρησιακών της διαδικασιών (business workflows).

Η πρόκληση

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, οι υπεύθυνοι της εταιρείας συνεργάστηκαν με το εξειδικευμένο προσωπικό της Intersys για τον εντοπισμό των βασικών σημείων στα οποία η υποδομή έπρεπε να αναβαθμιστεί, με γνώμονα τις παρακάτω παραμέτρους, που αντιπροσωπεύουν μεγάλο όγκο στις εργασίες της TUI:

• Αύξηση αποδοτικότητας: Ψηφιοποίηση πληροφορίας, απλοποίηση και επιτάχυνση των χρονοβόρων διαδικασιών
• Security & tracking: έλεγχος και διαβάθμιση πρόσβασης στα δεδομένα της εταιρίας, παρακολούθηση (tracking) των εγγράφων
• Reporting, analytics και user stats: εύκολη πρόσβαση σε ιστορικά στοιχεία και στατιστικά
• Ευελιξία και συμβατότητα: προσαρμογή και συμβατότητα με τα συστήματα της εταιρίας

Το σύστημα που έπρεπε να αναβαθμιστεί, αντιμετώπιζε σημαντικά ζητήματα κόστους από άσκοπες σπατάλες, αλλά και θέματα ασφαλείας των διακινούμενων δεδομένων.

Ειδική μέριμνα έπρεπε να δοθεί στη μείωση των εξόδων των συνεργατών, αλλά και η απλοποίηση στις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων που αντιπροσωπεύουν μεγάλο όγκο στις εργασίες της TUI, με ταυτόχρονη μείωση των γραφειοκρατικών διαδικασιών που καθυστερούν τις κρίσιμες λειτουργίες και οδηγούν σε σπατάλη αναλωσίμων.

Η λύση

Η Intersys ανέπτυξε μια εξειδικευμένη πλατφόρμα διαχείρισης εγγράφων και ελέγχου των διαδικασιών παραγωγής, επεξεργασίας και διακίνησης έντυπων και ψηφιακών εγγράφων. Συνοπτικά, οι βασικές παράμετροι που επέφεραν διαφοροποίηση σε σχέση με την πρότερη διαδικασία που ακολουθούνταν, είχαν τα παρακάτω χαρακτηριστικά:

Ομοιομορφία: Όλοι οι χρήστες συμπληρώνουν μια κοινή ηλεκτρονική φόρμα αντί να ακολουθούν διαφορετική μέθοδο κάθε φορά.

Αυτοματοποίηση: Ο κάθε ρόλος ασχολείται μόνο με την δική του διαδικασία, μόλις την ολοκληρώσει το πρόγραμμα θα κρίνει αυτόματα που πρέπει να προωθήσει το εξοδολόγιο.

Ταχύτητα: Η ψηφιοποίηση των εγγράφων και η ηλεκτρονική διαβίβαση και αρχειοθέτησή τους επιταχύνει όλες τις διαδικασίες. Τα τιμολόγια μπορούν να φωτογραφηθούν με κινητό ή να σκαναριστούν.

Ασφάλεια και Διασφάλιση Διαδικασιών: Εκτός από την ταχύτητα, η ηλεκτρονική διαχείριση των εγγράφων διασφαλίζει πως δεν θα υπάρξει απώλεια αυτών. .

Οικονομία: Κάθε εξοδολόγιο ελέγχεται επίσης σε σχέση με τα οικονομικά όρια που έχουν τεθεί και σε περίπτωση υπέρβασης, ενημερώνεται το αρμόδιο άτομο και το σύστημα αναμένει την ενέργειά του.

Αρχειοθέτηση: Αυτόματη αρχειοθέτηση και εύκολη εύρεση ιστορικών στοιχείων..

Η τεχνολογία που χρησιμοποιήθηκε

Η υλοποίηση της Intersys περιλαμβάνει την ανανέωση του εξοπλισμού με εκτυπωτικά μηχανήματα τελευταίας τεχνολογίας Canon και εγκατάσταση του βραβευμένου λογισμικού διαχείρισης εκτυπώσεων uniFLOW, που επιτρέπει στους εργαζομένους να διασφαλίζουν την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών που εκτυπώνουν, ανεξαρτήτως ποιο PC και printer χρησιμοποιούν, ενώ παράλληλα παρέχει αναλυτικές πληροφορίες για τις εκτυπώσεις ανά τμήμα ή χρήστη, σε πολλαπλά επίπεδα.

Στην αναβάθμιση περιλαμβάνεται η πλατφόρμα Therefore™ που διευκολύνει την ψηφιοποίηση πολλών διαδικασιών της TUI, μειώνοντας τα κόστη από έξοδα συνεργατών & απλοποιεί τη διαχείριση συμβάσεων που αντιπροσωπεύουν μεγάλο όγκο στις εργασίες της TUI, με ταυτόχρονη μείωση της γραφειοκρατικής διαδικασίας και χρήσης χαρτιού.

Η προστιθέμενη αξία της Intersys

Η υλοποίηση της συγκεκριμένης λύσης αντανακλά τα πλεονεκτήματα ενός προσαρμοσμένου συστήματος διαχειριζόμενων υπηρεσιών εκτύπωσης (Managed Print Service – MPS), με προοπτικές μελλοντικής επέκτασης και αναβάθμισης του συστήματος. Με τη σταθερή δέσμευση της Intersys να παράσχει υπηρεσίες υψηλού επιπέδου πολύ μετά το αρχικό στάδιο της υλοποίησης, η TUI Hellas έχει τη σιγουριά ότι η λύση της θα συνεχίσει να βελτιώνεται, καθιστώντας τη λύση future-proof και ευέλικτη, ώστε να διαμορφωθεί ανάλογα με τις προοπτικές επέκτασης σε περισσότερα υποκαταστήματα και για την υποστήριξη μεγαλύτερου αριθμού πελατών.

• Συνέχεια ανάπτυξης λύσης με αυτοματοποίηση καταχώρησης των εξοδολογίων στο SAP
• Αξιολόγηση και εξέλιξη και σε άλλα τμήματα και τομείς της TUI Hellas
• Υλοποίηση περισσότερων εσωτερικών διαδικασιών μέσω του Therefore
• Ολοκλήρωση του Portal για απομακρυσμένη πρόσβαση σε κάθε είδους αρχείο
• Ψηφιοποίηση παλαιοτέρων εντύπων και αρχείου για εξοικονόμηση χρημάτων και χρόνου

INTERSYS CASE STUDIES

VIEW ALL -
TOP