Intersys

  • Η INTERSYS
    • Ιστορία
    • Η Intersys Σήμερα
    • CSR Intersys
    • Intersys Awards
  • ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ
    • Managed Print Services (MPS)
      • Το MPS με απλά λόγια
      • Η πλατφόρμα του Print Management
        • PaperCut
        • Y-Soft
      • Avoravo: Η δύναμη του AI στο MPS
    • Enterprise Content Management (ECM)
      • Η Λύση του M-Files
      • Η λύση του M-Files, προσαρμοσμένη στα μέτρα σας
      • Ready M-Files
        • Ready HR
        • ReadyContract
        • ReadyProcure
        • ReadyAsset
    • Production Print
    • Office Lighting
    • Remote IT
    • Document Digitization Solutions
  • ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
    • Konica
      • Konica Minolta Printing Services
    • HP
      • HP Office Printing
    • Brother Greece
      • Brother Printing
  • ΤΕΧΝΟΓΝΩΣΙΑ
    • ROI Calculators
      • Calculator ReadyHR
      • Calculator ReadyContract
      • Calculator ReadyProcure
      • Calculator ReadyAsset
    • Ιστορίες πελατών
    • Inter-view | Our Blog
    • Intersys News

Ψηφιοποίηση Εγγράφων: Μετατρέποντας το χάρτινο Χάος σε Ψηφιακό Πλεονέκτημα

by Intersys / Τρίτη, 02 Αυγούστου 2022 / Published in Άρθρα

Για τις επιχειρήσεις αποκτά όλο και μεγαλύτερη σημασία να βάλουν σε τάξη τον ανεξέλεγκτο όγκο από τα τυπωμένα και ηλεκτρονικά έγγραφα που συσσωρεύεται καθημερινά, να τον καθοδηγήσουν στα σωστά κανάλια ενημέρωσης και αποθήκευσης και, τέλος, να μπορέσουν να αντλήσουν γρήγορα από αυτόν την πληροφορία που χρειάζονται.

Για την επικοινωνία των περισσότερων εταιρειών τα χάρτινα έγγραφα εξακολουθούν να παίζουν, όπως και πριν, ένα σημαντικό ρόλο. Παραστατικά παράδοσης, τιμολόγια, προσφορές ή υπομνήματα λαμβάνονται ή στέλνονται καθημερινά κατά συρροή. Μια μεγάλη πρόκληση τίθεται, λοιπόν, όσον αφορά στη διαχείριση αυτού του χείμαρρου των εγγράφων. Η λύση βρίσκεται στην ψηφιοποίηση, μια διαδικασία που βελτιστοποιεί τις καθημερινές ροές εργασίας και τα κάνει όλα πιο απλά.
Τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζονται λιγότερο χώρο από ότι τα τυπωμένα, επιτρέπουν την ταχύτερη αναζήτηση στις πληροφορίες που εμπεριέχουν, ενώ είναι πιο εύκολα προσβάσιμα. Αλλά και η αρχειοθέτηση τους γίνεται πολύ ευκολότερα. Έτσι, ογκώδη συστήματα αρχειοθέτησης που δημιουργήθηκαν σε δεκαετίες είναι προσπελάσιμα με ένα απλό κλικ. Η ψηφιοποίηση υλοποιείται με εξειδικευμένες λειτουργίες και συστήματα σκαναρίσματος εγγράφων που διευκολύνουν την ψηφιακή μετατροπή τους, τη διανομή και αποθήκευσή τους.
Τα παραπάνω είναι μερικά από τα 11 πλεονεκτήματα του ψηφιακού εγγράφου που κάθε εταιρία πρέπει να γνωρίζει, ώστε να κάνει με βεβαιότητα το επόμενο βήμα στην νέα ψηφιακή εποχή.

  • Εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης: Με την ψηφιοποίηση εγγράφων εξοικονομείτε χώρο μιας και μεγάλοι όγκοι από έγγραφα μετατρέπονται σε ψηφιακά.
  • Αύξηση παραγωγικότητας: Ένα μεγάλο ποσοστό εργαζομένων ανά τον κόσμο δαπανά περίπου 1 ώρα τη μέρα για να αναζητήσουν πληροφορίες. Αυτός ο χρόνος μειώνεται στο ελάχιστο με την ψηφιοποίηση εγγράφων.
  • Εύκολη πρόσβαση σε αρχεία: Η απομακρυσμένη πρόσβαση σε αρχεία από το σπίτι ή από ένα ταξίδι έχει γίνει πλέον καθημερινότητα. Και με την ψηφιοποίηση εγγράφων είναι πιο εύκολη από ποτέ.
  • Αυτοματοποίηση διαδικασιών: Διαδικασίες όπως εγκρίσεις ή εσωτεριή διαχείριση εγγράφων αυτοματοποιούνται εξοικονομώντας χρόνο σε όλους του εμπλεκόμενους.
  • Βελτίωση συνεργασιών από τη μη επανάληψη εργασιών: Περισσότεροι από τους μισούς υπαλλήλους παγκοσμίως δαπανούν πάνω από μία ώρα τη μέρα κάνοντας εργασίες που έχουν γίνει ήδη από άλλους. Αυτή η επανάληψη αποφεύγεται με την ψηφιοποίηση εγγράφων.
  • Εύκολη ανάκτηση δεδομένων: Με συχνά back ups η ανάκτηση δεδομένων γίνεται πιο ασφαλής και πιο εύκολη από ποτέ.
  • Πιο ενημερωμένη λήψη αποφάσεων: Με την πληροφορία ψηφιοποιημένη και άμεσα διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή η λήψη αποφάσεων γίνεται πιο ενημερωμένη και βασίζεται σε μεγαλύτερο όγκο πληροφοριών και στοιχείων.
  • Συνεργασία με άλλα συστήματα: Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν πολλές εφαρμογές για διάφορες λειτουργίες τους. Τα ψηφιοποιημένα έγγραφα κάνουν την πληροφορία άμεσα διαθέσιμη σε αυτές τις εφαρμογές για οποιαδήποτε χρήση.
  • Αύξηση της ασφάλειας των δεδομένων: Τα δεδομένα ενός οργανισμού είναι πλέον ένα από τα μεγαλύτερα asset του. Με την ψηφιοποίηση τα έγγραφα αποκτούν αυξημένη ασφάλεια.
  • Οικολογική Συνείδηση: Η μείωση της χρήσης των έγχαρτων εγγράφων συμβάλλει στην μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος, κάτι που αποτελεί στόχο για τις περισσότερες σύγχρονες επιχειρήσεις.
  • Συμμόρφωση με κανόνες: Με την προστασία των προσωπικών δεδομένων να είναι πιο επίκαιρη από ποτέ, η ψηφιοποίηση εγγράφων εξασφαλίζει την ασφάλεια των τόσο ευαίσθητων αυτών πληροφοριών.

 

 

8
  • Tweet
Tagged under: accessibility, data security, digitalization

What you can read next

Print Management SW: A Necessity or a Splurge?
The Core Pillars of a Successful MPS SLA: PART I – Getting the Essentials Right
The Core Pillars of a Successful MPS SLA: Part II – Ensuring Uninterrupted Service and Minimizing Disruption

Recent Posts

  • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: PART III – How Ownership Status Impacts Your SLA

    Your decision to own or lease your printer flee...
  • Bronze Bite Award for “Innovative Printer Fleet Management: The role of Avoravo in the Success of Intersys SA”

    Με υπερηφάνεια ανακοινώνουμε την Τρίτη 17 Σεπτε...
  • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: Part II – Ensuring Uninterrupted Service and Minimizing Disruption

    Part II of this series delves into the key stra...
  • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: PART I – Getting the Essentials Right

    When negotiating a Managed Print Services (MPS)...
  • Print Management SW: A Necessity or a Splurge?

    In a world where efficiency and sustainability ...

Πρόσφατα σχόλια

    Featured Posts

    • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: PART III – How Ownership Status Impacts Your SLA

      0 comments
    • Bronze Bite Award for “Innovative Printer Fleet Management: The role of Avoravo in the Success of Intersys SA”

      0 comments
    • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: Part II – Ensuring Uninterrupted Service and Minimizing Disruption

      0 comments
    • The Core Pillars of a Successful MPS SLA: PART I – Getting the Essentials Right

      0 comments
    • Print Management SW: A Necessity or a Splurge?

      0 comments

    Archives

    • Οκτώβριος 2024
    • Σεπτέμβριος 2024
    • Αύγουστος 2024
    • Ιούνιος 2024
    • Μάιος 2024
    • Απρίλιος 2024
    • Δεκέμβριος 2023
    • Ιανουάριος 2023
    • Δεκέμβριος 2022
    • Νοέμβριος 2022
    • Οκτώβριος 2022
    • Σεπτέμβριος 2022
    • Αύγουστος 2022
    • Ιούλιος 2022
    • Μάιος 2022
    • Απρίλιος 2022
    • Μάρτιος 2022
    • Φεβρουάριος 2022
    • Οκτώβριος 2021
    • Σεπτέμβριος 2021
    • Αύγουστος 2021
    • Μάιος 2021
    • Φεβρουάριος 2021
    • Ιανουάριος 2021
    • Δεκέμβριος 2020
    • Νοέμβριος 2020
    • Οκτώβριος 2020
    • Αύγουστος 2020
    • Ιούλιος 2020
    • Μάιος 2020
    • Απρίλιος 2020
    • Οκτώβριος 2019
    • Ιούνιος 2019
    • Μάιος 2019
    • Απρίλιος 2019
    • Μάρτιος 2019
    • Φεβρουάριος 2019
    • Ιανουάριος 2019
    • Δεκέμβριος 2018
    • Νοέμβριος 2018
    • Οκτώβριος 2018

    Categories

    • Case Studies
    • News releases
    • Podcasts
    • Άρθρα

    Tags

    Award brother printer business transformation BusinessUndercover covid covid-19 cybersecurity data data encryption data protection data security digitalization digital transformation digital trasnf Greek Tech Intersys Team managed print services microchip shortage OCR PLOTTER podcast Printing Remote Management RMM secure by design secure printing security security award tech industry Technology technology news Tech Pioneer tips transformation work from home Απομακρυσμένη Διαχείριση έλλειψη μικροτσίπ ασφάλεια εγγράφων γραφείο εκτυπωτής εκτύπωση εργασία οδηγός οικειακό γραφείο ψηφιοποίηση

    ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ

    • Ευκαιρίες Καριέρας
    • Φόρμα Επικοινωνίας
     Τιμολόγηση

    NEWSLETTER

    ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ INTERSYS

    • Η Intersys® σήμερα
    • Ιστορία
    • News
    • Πολιτική Απορρήτου
    • ISO & Πολιτική Ποιότητας
    • Δίκτυο Συνεργατών
    • Τμήμα Καταναλωτικών Προϊόντων
    • Αναφορές

    ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

    T: 210 95 54 000
    Email: intersys@intersys.gr

    Intersys Α.Ε.
    Θέση Ντοροβάτεζα, Μαρκόπουλο, Αττική

    Αρ. Γ.Ε.ΜΗ.: 336901000

    Βρείτε μας στο χάρτη

    • GET SOCIAL

    Intersys © 2020 All rights reserved. Όροι χρήσης | Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων

    TOP
    Διαχείριση Συγκατάθεσης Cookies
    Για να παρέχουμε την καλύτερη εμπειρία, χρησιμοποιούμε τεχνολογίες όπως cookies για την αποθήκευση ή/και την πρόσβαση σε πληροφορίες συσκευών. Η συγκατάθεση σε αυτές τις τεχνολογίες θα επιτρέψει σε εμάς να επεξεργαστούμε δεδομένα όπως συμπεριφορά περιήγησης ή μοναδικά αναγνωριστικά σε αυτόν τον ιστότοπο. Η μη συγκατάθεση ή η ανάκληση της συγκατάθεσης, μπορεί να επηρεάσει αρνητικά ορισμένες δυνατότητες και λειτουργίες.
    Λειτουργικά Πάντα ενεργό
    Η τεχνική αποθήκευση ή πρόσβαση είναι απολύτως απαραίτητη για τον νόμιμο σκοπό της δυνατότητας χρήσης συγκεκριμένης υπηρεσίας που ζητείται ρητά από τον συνδρομητή ή τον χρήστη ή με αποκλειστικό σκοπό τη μετάδοση επικοινωνίας μέσω δικτύου ηλεκτρονικών επικοινωνιών.
    Προτιμήσεων
    Η τεχνική αποθήκευση ή η πρόσβαση είναι απαραίτητη για τον νόμιμο σκοπό αποθήκευσης προτιμήσεων που δεν ζητούνται από τον συνδρομητή ή τον χρήστη.
    Στατιστικά
    Η τεχνική αποθήκευση ή πρόσβαση που χρησιμοποιείται αποκλειστικά για στατιστικούς σκοπούς. The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
    Εμπορικής Προώθησης
    Η τεχνική αποθήκευση ή πρόσβαση απαιτείται για τη δημιουργία προφίλ χρηστών για την αποστολή διαφημίσεων ή για την καταγραφή του χρήστη σε έναν ιστότοπο ή σε διάφορους ιστότοπους για παρόμοιους σκοπούς εμπορικής προώθησης.
    Διαχείριση επιλογών Διαχείριση υπηρεσιών Manage {vendor_count} vendors Διαβάστε περισσότερα για αυτούς τους σκοπούς
    Προβολή προτιμήσεων
    {title} {title} {title}