Για τις επιχειρήσεις ο στόχος ενός business transformation είναι συχνά ψηλά στις προτεραιότητες και προϋποθέτει μεταξύ άλλων τη σωστή στοχοθέτηση, την οργάνωση του ανθρώπινου δυναμικού, την αλλαγή διαδικασιών, τη χρήση νέων εργαλείων και πολλά άλλα.
Σε ένα περιβάλλον που συνεχώς αλλάζει, με την ταχύτατη εξέλιξη της τεχνολογίας, την αλλαγή που έχει επιφέρει η πανδημία και ένα ασταθές οικονομικό περιβάλλον, οι επιχειρήσεις πρέπει όλο και πιο συχνά να επαναπροσδιορίζουν τους στόχους και τις στρατηγικές τους, εάν θέλουν να διατηρήσουν και να ενισχύσουν τη θέση τους στον κλάδο που δραστηριοποιούνται και να επιτύχουν το επιθυμητό business transformation. Η διαδικασία όμως κρύβει παγίδες, όπως το να θέσουμε μεγαλεπήβολους επιχειρηματικούς στόχους, που δυστυχώς είναι καταδικασμένοι να αποτύχουν.
Δείτε παρακάτω 7 tips για να επιτύχουμε ένα ομαλό και επιτυχημένο business transformation:
1. Η κουλτούρα της αλλαγής
Ακούγεται περίεργο, αλλά πολλοί υποστηρίζουν ότι θέλουν την αλλαγή, αλλά δεν είναι έτοιμοι να την υποδεχτούν. Το πρώτο βήμα είναι να αναγνωρίσουμε ότι η αλλαγή είναι δύσκολη και άβολη. Για να συνειδητοποιήσουμε την έκταση της αλλαγής, είναι απαραίτητη η καταγραφή όλων των επιμέρους αλλαγών και ενεργειών που πρέπει να πραγματοποιηθούν. Επόμενο βήμα είναι η μύηση των ανθρώπων στην αλλαγή. Είναι πολύ σημαντικό να μεταδώσουμε την κουλτούρα της αλλαγής σε όλους τους εμπλεκόμενους ή ιδανικά και σε ολόκληρο τον οργανισμό.
2. Προσήλωση στον τελικό στόχο
Πολύ συχνά ο λόγος που αποτυγχάνουμε είναι γιατί εστιάζουμε στα μέσα με τα οποία πιστεύουμε πως θα καταφέρουμε αυτό που θέλουμε και χάνουμε τη συγκέντρωση από τον τελικό μας στόχο. Έτσι, ενώ όλοι θέλουμε να «μεταμορφώσουμε» τις επιχειρήσεις μας και να εξελιχθούμε, λίγοι πραγματικά το καταφέρνουν. Είναι σημαντικό εξαρχής να γίνει μια καταγραφή του τελικού αποτελέσματος που η αλλαγή θα επιφέρει, όπως για παράδειγμα, το οικονομικό όφελος της «μεταμόρφωσης» της επιχείρησης και το κόστος ευκαιρίας, δηλαδή τι θα στοιχήσει αν δεν καταφέρουμε το πολυπόθητο business transformation. Η μύηση όλων των εμπλεκόμενων ομάδων στον τελικό στόχο είναι επιβεβλημένη για τη δημιουργία ενός οράματος και για την αναγνώριση της συμβολής του καθενός σε αυτή τη διαδικασία.
3. Επιμέρους στόχοι
Μιας και ένα business transformation είναι ένα project που αφορά μια σειρά από λειτουργίες, τμήματα, ομάδες και πολλά άλλα, θα πρέπει να σχεδιάσουμε επιμέρους στόχους για κάθε ένα από αυτά. Οι επιμέρους αυτοί στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι και μετρήσιμοι. Έτσι, ορίζοντας κάποια τακτά χρονικά σημεία ελέγχου της πορείας του έργου, θα μπορούμε να μετράμε και να αξιολογούμε την απόδοση και την πορεία της αλλαγής. Το ίδιο σημαντικό είναι αυτοί οι στόχοι να είναι επιτεύξιμοι, σχετικοί και ρεαλιστικοί. Ο ορισμός πολύ υψηλών στόχων μπορεί να αποθαρρύνει τους εμπλεκόμενους και να αποπροσανατολίσει την πορεία της αλλαγής. Τέλος, οι στόχοι αυτοί θα πρέπει πάντα να είναι καθορισμένοι χρονικά.
4. Ξεκινήστε με κάποιες εύκολες νίκες
Στον δρόμο για την πραγματοποίηση ενός business transformation, σίγουρα υπάρχουν κάποιες εύκολες νίκες που μπορείτε γρήγορα να επιτύχετε, με άμεση βελτίωση σε διαδικασίες, κόστη και όχι μόνο. Ένα παράδειγμα είναι ότι σταματάμε να κάνουμε πράγματα που δεν έχουν σημασία/αξία. Υπάρχουν διαδικασίες που δε λειτουργούν; Εργαλεία που δημιουργούν συνεχώς προβλήματα; Ήρθε η ώρα να αποχαιρετήσουμε εξοπλισμό, διαδικασίες και τρόπους εργασίας που δεν εξυπηρετούν το όραμά μας. Καταγράφουμε τα προβλήματά μας και με τη συμβουλευτική καθοδήγηση ενός έμπειρου συνεργάτη, βρίσκουμε λύση σε θέματα που ταλανίζουν την παραγωγικότητά μας.
5. Συμμαχίες
Μια ομαλή και επιτυχημένη αλλαγή προϋποθέτει συντονισμό, εξειδικευμένη ανάλυση, διαδικασίες και εργαλεία που πολλές φορές δε μπορούμε και δε χρειάζεται να ανακαλύψουμε και να χειριστούμε μόνοι μας. Γι’ αυτό χρειαζόμαστε συμμάχους σε αυτή την πορεία – συμμάχους με εμπειρία, τεχνογνωσία, πρόθυμους να επενδύσουν στην επίτευξη των στόχων μας σαν να ήταν δικοί τους. Αυτός ο συνεργάτης θα πρέπει να έχει διαφορετική προσέγγιση, έχοντας πάντα την επίλυση των προβλημάτων που αντιμετωπίζει η εταιρεία μας σαν οδηγό, στο επίκεντρο όλων των ενεργειών του, και οι λύσεις που προσφέρει θα πρέπει να είναι ευέλικτες για να ικανοποιούν τις δικές μας ανάγκες. Αν δεν υπάρχει το ανθρώπινο δυναμικό και η εξειδίκευση εσωτερικά σε μια επιχείρηση, πρέπει να το αντιλαμβανόμαστε και να επιλέγουμε το outsourcing. Αφήνουμε την επίλυση προβλημάτων σε ειδικούς και εμείς εστιάζουμε σε θέματα που έχουν πραγματική σημασία για να οδηγήσουν την επιχείρηση μας στην επιτυχία.
6. One size doesn’t fit all
Λέμε όχι σε λύσεις «κουτιού» με την προσέγγιση «ένα μέγεθος χωράει σε όλους» το λεγόμενο «one size fits all». Το business transformation της επιχείρησης σας και οι στόχοι σας είναι μοναδικοί, το ίδιο θα πρέπει να ισχύει και για τις υπηρεσίες που επενδύετε για να μπορέσετε να επιτύχετε τον στόχο σας. Το benchmarking είναι θετικό και μπορεί να δώσει τροφή για σκέψη και λύσεις, αλλά η τελική διαδρομή θα πρέπει να είναι ειδικά σχεδιασμένη στις ιδιαιτερότητες και στις ανάγκες της επιχείρησης σας.
7. Αυτοματοποίηση: η πηγή κάθε καλού
Η αυτοματοποίηση οδηγεί σε αποδοτικότερη εργασία. Με τα κατάλληλα εργαλεία αυτοματοποιούμε γραφειοκρατικές διαδικασίες όπως καταχωρήσεις τιμολογίων, αρχειοθέτηση, υπενθυμίσεις λήξεων συμβάσεων και άλλα. Έτσι απελευθερώνουμε χρόνο στις ομάδες μας για να ασχοληθούν με εργασίες που προσφέρουν πραγματική αξία. Επιπλέον η αυτοματοποίηση μειώνει την πιθανότητα για λάθη που γίνονται κατά την πραγματοποίηση τυπικών και μονότονων εργασιών. Η τεχνολογία πρέπει να είναι σύμμαχός μας σε αυτό και με την κατάλληλη αναβάθμιση του hardware και του software σε νευραλγικά σημεία του συστήματός μας, θα δούμε μεγάλα οφέλη στην παραγωγικότητα μας.
